De ce sa renuntati la baza de date din Excel si sa incercati un CRM?

Colegii de la vanzari primesc destul de des intrebarea: “de ce sa folosesc un CRM cand ma descurc foarte bine cu baza de date din Excel?” Nu contestam valoarea acestor documente, insa nu incape indoiala ca acestea nu au capacitatea de a sustine atat de eficient eforturile mai multor departamente dintr-o firma, la fel cum o face un CRM. in articolul de astazi va vom prezenta principalele functionalitati prin care un CRM surclaseaza cu mult calitatile unui Excel.

excel sau crm.jpg

Am nevoie de mai mult de un Excel ca sa imi cresc vanzarile?

Excel-urile reprezinta una dintre cele mai utilizate aplicatii de echipele care cauta sa isi colecteze, organizeze si analizeze informatia. Fara indoiala ca ele pot fi de mare folos unor departamente precum logistica, vanzari sau marketing. Daca ati citit materialul pe tema principalelor metode prin care cresteti vanzarile cu un CRM dar si felurile in care acesta scade cheltuielile companiei, atunci va dati seama de ce o astfel de solutie este superioara unei simple baze de date in Excel.

Dar sa trecem si la detalii…

De ce este CRM-ul mai util intr-o companie decat o baza de date in Excel?

Ati incercat vreodata sa centralizati anumite informatii despre clienti de la intreaga echipa de vanzari pentru, de exemplu, trimiterea unor cadouri de sarbatori? sau ati incercat vreodata sa aveti discutii realiste si complexe pe tema previziunilor din vanzari? Nu ati gasit ca un simplu document in Excel parca nu va ajuta sa centralizati si segmentati datele au sai dezvoltati viziuni exacte asupra situatiei din anumite departamente sau intregii companii?

Unele companii aleg sa isi lase echipele de vanzari si marketing sa se “lupte” cu problemele si situatii de la job, folosind numai fisiere Excel. acestea sunt in general companiile care se dezvolta mai greu si mai putin eficiente in procese. Cu siguranta ca Excel-urile se afla in zona de confort a majoritatii, indiferent de domeniul de activitate.

Totusi, pentru un management mai bun al activitatilor din companie si pentru cresterea profitului, companiile care gandesc proactiv si isi doresc sa fie cu un pas inainte aleg sa implementeze un sistem CRM (customer relationship management), bazat pe dezvoltarea relatiilor profesionale angajat - client, angajat - angajat dar si a unei utilizari a informatiilor mai eficiente.

Un software de management al clientilor integreaza o baza de date clasica si, pentru o adoptarea cat mai rapida si simpla, ar trebui sa aiba si o interfata prietenoasa in care sa puteti crea, updata, gestiona, procesa, distribui si raporta cu usurinta.

Dezavantajele folosirii unui Excel pentru procesele de vanzari

subliniem ca nu contestam valoarea Excel-ului, insa cand vine vorba despre eficienta intr-o companie cu departamente de vanzari si suport pentru clienti, nu incape indoiala ca acesta nu va poate oferi toate functionalitatile de care aveti nevoie. iata si de ce:

  • nu poate fi accesat de mai multi utilizatori care sa aiba si posibilitatea de a-i face modificari
  • functioneaza lent cand aveti baze de date foarte mari
  • nu puteti vizualiza, gestiona si raporta felul in care agentii de vanzari sau de la serviciu clienti interactioneaza cu clientii in baza informatiilor din tabele Excel
  • informatiile se distribuie cu dificultate
  • se pot pierde date din cauza erorilor umane
  • nu va ofera securitatea datelor, intrucat poate fi transmis in orice moment chiar si competitiei
  • in timp ce Excel-urile reprezinta calculatoare foarte bune, nu reprezinta baze de date si generatoare de rapoarte si statistici foarte bune. asta se intampla din cauza faptului ca Excel-ul nu are tabele cu corelatii si este limitat la capacitatile unei interfete limitate.

Una dintre cele mai suparatoare probleme legata de folosirea Excel-ului apare atunci cand vorbim de stocarea multor informatii. Excel-ul va deveni mai lent si neconvenabil cu numai cativa itemi, iar daca aveti peste 1000 de intrari deja sistemul mai mult ca se va bloca si va deveni imposibil de gestionat.

Un alt punct slab al Excel-urilor este usurinta cu care pot fi distribuite fisierele, ceea ce evident le scade gradul de securitate.

Fisierele Excel sunt utile in masura in care ne dorim sa folosim la rece niste baze de date, pentru propectarea agentilor de vanzari sau pentru targetarea clientilor cu diverse campanii in cazul departamentului de marketing.

CRM-ul va ofera mai mult decat Excel-ul, punandu-va la dispozitie banci de informatie complete si complexe, usor de accesat de catre departamentele de vanzari, marketing, relatii cu clientii si suport pentru clienti.

Semne ca aveti nevoie sa renuntati la Excel si sa incercati un CRM

  1. nu aveti o singura sursa de informatii care leaga clientii de angajati si activitatile acestora
  2. nu aveti o viziune globala asupra a ceea ce fac angajatii din vanzari si nu aveti cum sa purtati discutii pe marginea activitatii lor. O solutie CRM va permite sa va creati o idee amanuntita despre oportunitatile si eforturile de business pe care agentii le au in desfasurare
  3. crearea rapoartelor si statisticilor dureaza prea mult si ar putea fi chiar irelevante
  4. se pierd date
  5. automatizarea activitatilor este imposibila, avand in vedere ca Excel-ul se bazeaza pe introducerea manuala a datelor
  6. nu vizati cei mai potriviti prospecti, lucru pe care CRM-ul va va ajuta sa il faceti prin identificarea unor tipare ale clientilor celor mai valorosi pentru business, dar si prin gruparea acestora in functie de industrie si regiune
  7. nu ati creat un plan de scalare a proceselor in concordanta cu dezvoltarea afacerii
  8. nu puteti face proiectii ale viitorului, o strategie usor de realizat prin analizarea oportunitatilor si trendurilor din piata, prezentate in rapoartele si statisticile cuprinzatoare ale unui CRM

Avantajele folosirii unui CRM in detrimentul unui fisier Excel

Afacerile de succes se bazeaza pe identificarea, acordarea atentiei si mentinerea satisfactiei si loialitatii clientilor. aceste relatii cu clientii si strategii de management al prospectilor trebuie sa fie gestionate pe mai multe niveluri si departamente ale companiei de la vanzari si marketing, pana la client service si financiar. singura metoda eficienta de a face asta este prin managementul proceselor cu ajutorul unui CRM. Cu ajutorul acestui software veti putea sa:

  1. dezvoltati relatii puternici si de lunga durata cu clienti carora le veti oferi servicii personalizate
  2. cresteti profitul prin reducerea costurilor eficientizarii operatiunilor
  3. personalizati campurile de date despre prospecti si clienti
  4. importati fisiere din multiple surse
  5. raspundeti mai rapid solicitarilor si nevoilor prospectilor/clientilor
  6. creati si ajustati campanii de marketing targetate corect
  7. stiti cand este cazul sa plusati cu un upsell sau un cross-sell
  8. va asigurati de faptul ca departamentele de vanzari, marketing si customer service functioneaza toate impreuna spre atingerea obiectivului comun, de a creste succesul companiei
  9. generati rapoarte si statistici detaliate care va ajuta sa creati un tablou legat de cum veolueaza angajatii si compania
  10. setati remindere si automatizati activitatile repetitive
  11. si nu in ultimul rand, fisierele din Excel pot fi importate in CRM

Un CRM nu este doar un sistem, ci o filozofie de business

Desi multi ar crede ca un CRM este doar un program, dar datele de pana acum arata ca este vorba despre mult mai mult. Un CRM ofera afacerii dumneavoastra cea mai buna metoda de a intelege clientul produsului precum experienta acestuia cu firma dumneavoastra, incepand cu reactia acestuia la campaniile de marketing, la serviciul de relatii cu clientii precum si gradul de satisfactie pe care il experimenteaza la achizitionarea produsului. Astfel, va va fi mult mai usor sa luati decizii extrem de bine informate pe baza datelor obtinute prin CRM.

Oricum am privi-o, motivul pentru care nu renuntati la Excel in favoarea unui CRM este obisnuinta.

Schimbarea nu este niciodata usoara, insa va ramane pentru totdeauna cheia pentru dezvoltare, succes si progres. Implementarea unui CRM reprezinta un mare pas inainte pentru progresul afacerii.

Va veti concentra mult mai usor asupra satisfactiei clientilor, veti colabora mai eficient, in timp ce veti analiza situatia problemelor invocate de acestia si veti desfasura analize globale asupra companiei.

Iar functionalitatea de automatizare a sarcinilor repetitive din aplicatia CRM va permite echipelor de angajati sa economiseasca timp pretios si sa se ocupe de taskuri mai profitabile.