Cum sa aveti un istoric al clientilor?

Clientii reprezinta cea mai importanta parte din cadrul unui business, motiv pentru care este important sa aveti o baza de date organizata si un istoric al relatiei cu acestia.

cum sa aveti un istoric.png

Sa luam o situatie concreta care ne demonstreaza importanta istoricului unui Client: vi s-a intamplat ca un Client sau potential client sa fie contactat de mai multi reprezentanti din cadrul companiei, pe aceeasi tema, de mai multe ori?

Imaginati-va ca sunteti o companie care se ocupa cu comercializarea autovehiculelor, iar reprezentantul X din cadrul companiei dumneavoastra abordeaza un potential Client cu care a reusit sa stabileasca o intalnire in urma careia totul a decurs in favoarea companiei. La interval de 2 saptamani, acelasi client este contactat din nou, dar de data aceasta de un alt reprezentant care nu stia de istoricul discutiilor cu acesta, moment in care, situatia a luat o intorsatura la 180 de grade, iar Clientul si-a pierdut pe loc interesul si increderea. Rezultatul: un Client pierdut.

Cum ati proceda daca ati fi in aceasta postura si ce parere credeti ca si-a format clientul respectiv cu privire la compania dumneavoastra? Cu siguranta astfel de situatii nu ar transmite profesionalism Clientilor, ci mai degraba le-ar crea o urma de suspiciune vizavi de produsele si serviciile pe care le oferiti.

La fel cum am discutat si cu Clientii nostri, cand vorbim de un istoric clar al Clientilor si al lead-urilor, automat vorbim despre sistemul CRM, pentru ca ofera un set de beneficii in acest sens, beneficii pe care le vom prezenta in continuare:

1. Utilizand CRM aveti un istoric a lead-urilor si a clientilor

Cum tineti evidenta Clientilor in momentul de fata? Similar exemplului de mai sus sunt si majoritatea situatiilor prezentate de Clientii nostri, indiferent de industrie. Cand le-am adresat aceeasi intrebare, am aflat ca de fapt, ei nu aveau un loc unde sa tina toate informatiile si care sa fie usor de accesat pentru toti angajatii. Aveau o baza de date doar a clientilor existenti, acesta fiind si motivul pentru care se ajunge in situatii neplacute, ca cea prezentata anterior. Dumneavoastra in ce categorie va incadrati?

Cand le-am prezentat sistemul CRM, am incercat mai degraba sa le aratam beneficiile pe care le le ofera, si nu produsul in sine. Atunci cand vorbim de istoricul lead-urilor si a clientilor in CRM, vorbim despre:

  • o baza de date a tuturor lead-urilor, indiferent de statusul acestora si care din reprezentantii de vanzari i-a contactat

  • o baza de date a clientilor, companiilor.

  • o lista a persoanelor de contact pentru fiecare companie, putand seta contactul principal

2. Aveti o baza de date a contactelor

Mai mult decat o baza de date a companiilor, probabil pe durata colaborarii ati interactionat cu mai multi angajati din diferite motive. Cum tineti evidenta fiecarei discutii purtate si cum vor sti si ceilalti colegi cine este persoana de legatura care poate oferi cele mai multe informatii?

In cadrul aplicatiei CRM, pentru fiecare companie puteti adauga mai multe contacte, insa pentru a usura comunicarea, stabiliti contactul principal pe care colegii din cadrul celorlalte departamente pot lua legatura cand apare o urgenta.

Daca ar fi sa luam cazul prezentat mai sus si sa transpunem situatia in cadrul aplicatiei CRM, cel de-al doilea reprezentat ar fi putut cauta informatiile cu privire la Clientul respectiv, la statusul acestuia si ar fi stiut ca un alt coleg de-al sau se ocupa de acesta.

3. Aveti toate discutiile salvate

Fie ca vorbim de prospecti sau de clienti, toate discutiile pe care echipa dumneavoastra le-a avut cu acestia sunt salvate in cadrul sistemului. Pentru fiecare discutie telefonica, schimb de email-uri sau intalnire, membrii echipei dumneavoastra creeaza notite in cadrul aplicatiei unde surprind toate detaliile discutate, nevoile prezentate, deadline-uri, oferte si cerintele impuse de Clienti.

In cazul in care reluati legatura cu un client vechi, pe baza informatiilor salvate de-a lungul timpului in cadrul sistemului CRM, veti sti ce aspecte trebuie aduse in discutie si de unde sa reluati intreg procesul.

4. Salvati documentele in cadrul profilului fiecarui Client

Aveti un istoric al documentelor pentru fiecare client? Daca va aflati in categoria companiilor care pastrati documentele in calculator/laptop, sau pe diferite servere, documente la care nu au acces toate departamentele, prin intermediul sistemului CRM aveti posibilitatea sa stocati documentele pentru fiecare companie in parte, chiar daca este vorba de un contract, o anexa sau o factura.

De asemenea, informatiile salvate in CRM pot fi accesate doar pe baza unui cont de acces pe care-l creati pentru fiecare membru al echipei care vreti sa aiba acces la informatiile respective.

5. Setati remindere pentru a tine din scurt relatia cu Clientii

Dupa cum bine stiti, cand vine vorba de relatia pe care o stabiliti cu Clientii dumneavoastra, aceasta se bazeaza pe atentia pe care le-o acordati acestora si pe timpul de reactie pe care il aveti cand vine vorba de solicitarile acestora.

Sa presupunem ca ati semnat un nou contract. Urmatorul pas ar fi sa contactati din nou clientii pentru a le prezenta restul procedurilor vizavi de perioada de colaborare si alte aspecte legate de contract. Prin intermediul sistemului CRM, aveti posibilitatea de a seta remindere pentru a sti cand sa ii contactati si ce urmeaza sa discutati.

In alta ordine de idei, un sistem CRM va ajuta sa tineti evidenta tuturor discutiilor pe care le-ati purtat pe durata colaborarii cu Clientii dumneavoastra. 


Care este Functionalitatea Rapoartelor de Vanzari din Sistemul CRM?

Monitorizarea vanzarilor si a echipei de vanzari din cadrul companiei dumneavoastra reprezinta o etapa in functie de care veti sti ce aspecte sa imbunatatiti pentru a creste vanzarile si pentru a avea o rata de retentie mai mare a clientilor. Dar la fel ca oricare alta activitate pe care o desfasurati, o astfel de etapa necesita investirea timpului si a resurselor umane.

Ganditi-va: cat timp ati alocat ultima data realizarii rapoartelor de vanzari?

care este fuctionalitatea rapoartelor.png

Daca ar fi sa privim lucrurile din perspectiva sistemului CRM, mai jos sunt prezentate printre cele mai importante avantaje ale generarii rapoartelor prin intermediul acestui sistem:

1. Aveti o privire de ansamblu in timp real asupra vanzarilor pentru fiecare angajat

Cand vorbim de generarea rapoartelor de vanzari, automat ne gandim la setul de activitati desfasurate de fiecare membru din cadrul echipei si la rezultatele obtinute de pe seama acestora.

Pentru a sti ce set de activitati se pliaza clientilor dumneavoastra si sa stiti cum sa va adaptati in functie de momentul vanzarii si profilul clientului, trebuie sa urmariti in timp real fiecare etapa a procesului de vanzari.

Cum puteti face acest lucru?

Pe baza sistemului CRM veti urmari procesul de vanzari in timp real, astfel vedeti stadiul fiecarui client si al fiecarui reprezentant de vanzari.

Sa presupunem ca vreti sa aflati numarul de clienti castigati de un reprezentant intr-o perioada stabilita. Pe baza rapoartelor generate, in functie de informatiile selectate, aveti o evindenta a numarului de clienti si care este valoare adusa de fiecare reprezentant.

Mai mult de atat, pe seama bazei de date a potentialilor clienti puteti vedea care este raportul intre Clientii castigati si cei pierduti.

2. Puteti compara vanzarile din diferite perioade

Cum urmariti ciclul vanzarilor si cum comparati rezultatele din perioade diferite de timp?

Ramanand la discutia despre clientii castigati si pierduti, veti identifica tacticile folosite in perioade diferite care au adus rezultate pozitive si care au contribuit la creste ratei de retentie a clientilor.

Pe baza compararii diferitor perioade de vanzari, urmariti ciclul vanzarilor si care luni din cadrul unui an aduc cel mai mare profit. Astfel, veti sti ce strategii sa adoptati pentru fiecare perioada, fie ca este vorba de o perioada profitabila sau una de stagnare.

3. Sistemele CRM va ofera posibilitatea sa alegeti tipul raportului de vanzari

Care tip de raport se pliaza cel mai bine activitatilor desfasurate de echipa dumneavoastra? Rapoartele generate in cadrul sistemului CRM sunt diversificate si va ofera flexibilitate in interpretarea si generarea acestora.

  • Raport tabular: in cazul in care vindeti mai multe tipuri de produse, prin intermediul acestui raport veti avea o vizibilitate clara a fiecarei etape de vanzari si ce produs a fost vandut.

  • Raport tip pivot: in cadrul raportului pivot veti putea adauga si o valoare, fie ca este vorba de incasari sau vanzarile pe fiecare reprezentant sau dintr-o anumita perioada. Puteti obtineti rapoarte pentru fiecare produs in parte sau pentru reprezentantii de vanzari, in functie de datele pe care le introduceti dumneavoastra.

  • Raport tip grafic: in cadrul companiei noastre, tipul de raport grafic il folosim in situatiile in care vrem sa facem o comparatie a rezultatelor obtinute per agent de vanzari, per perioada sau produs/serviciu.

Rapoartele grafice sunt de tipul:

  • pie chart

  • liniar

  • bare

care este fuctionalitatea rapoartelor 2.png

4. Rapoartele de vanzari sunt customizabile - puteti crea rapoarte pe baza oricaror informatii de care dispuneti

Cat de complexe sunt rapoartele pe care le generati? Reusiti sa surprindeti toate informatiile de care aveti nevoie in cadrul rapoartelor de vanzari in momentul de fata?

In cadrul departamentului de vanzari, pentru generarea rapoartelor in sistemul Zimplu CRM, puteti opta pentru orice tip de informatie pe care dorim sa il adaugam in raport, de la informatii legate de clienti, reprezentanti de vanzari, durata procesului la data finalizarii sau valoare pe client/reprezentant.

Veti avea o evidenta mai clara a vanzarilor, odata ce optati pentru generarea rapoartelor complexe, care sa cuprinda informatiile de care aveti nevoie.