Cum sa Aveti o Baza de Date Complexa a Clientilor?

Tot mai multe companii implementeaza strategii focusate pe dezvoltarea relatiilor de lunga durata cu clientii bazate pe utilizarea unui CRM. Acest lucru a fost demonstrat si de BuyerZone, potrivit carora 91% din companiile care au mai mult de 11 angajati opteaza pe imbunatatirea relatiilor prin implementarea unui sistem CRM.

baza de date clienti.jpg

Scopul companiilor care utilizeaza un sistem CRM nu este doar de a dezvolta relatii de lunga durata cu clientii, ci si de a crea baze de date complexe cu informatii legate de profilul acestora, nevoile pe care le au si ofertele prezentate.

Insa, intrebarea este urmatoarea: Cum puteti avea relatii de durata cu Clientii, daca nu aveti o baza de date actualizata, cu informatii clare, concise si unde sa fie surprinse toate detaliile aduse in discutie de Clienti?

Punct ochit, punct lovit. Oprindu-ne la acest subiect, de-a lungul timpului a fost demonstrat ca bazele de date reprezinta baza piramidei in relatiile cu clientii. Cu cat informatiile sunt mai clare si organizate, cu atat va fi mai usor sa castigati increderea clientilor.

Cand vine vorba de modalitatile de realizare a bazelor de date, companiile apeleaza de la metode clasice – precum portofoliile in format fizic, la baze de date realizate in sistem computerizat (Exemplu: Excel).

Insa, daca ar fi sa analizam indeaproape aceste modalitati de a stoca informatiile cu privire la clienti, ne-am confrunta si cu un set de dezavantaje.

De exemplu companiile care dispun de baze de date realizate in Excel si pastrate pe propriile calculatoare pot pierde usor datele existand posibilitatea de a fi virusate. De astfel, acestea se pot confrunta cu probleme tehnice.

Ducand discutia din perspectiva utilizarii sistemului CRM, dupa cum sugereaza si numele CRM-ul sau Customer Relationship Management, este focusat pe dezvoltarea relatiilor cu Clientii pe toata durata procesului.

 

Cum puteti realiza baze de date pastrate in siguranta si usor de manageriat intr-un CRM?

Mai jos regasiti un set de beneficii in realizarea bazelor de date in Sistemul CRM.

1. Aveti o evidenta clara a informatiilor actualizate/istoricului Clientilor

Pentru a intelege, haideti sa facem o paralela intre bazele de date administrate intr-un Excel si o baza de date din CRM.

baza de date clienti 2.jpg

Spre deosebire de o baza de date din Excel, in cadrul sistemului CRM puteti avea evidenta clara a discutiilor cu Clientii, in ordine cronologica.

Daca in cazul bazelor de date din Excel, aveti o coloana cu Observatii unde treceti informatiile obtinute pe parcursul discutiilor cu Clientii, in sistemul CRM va fi usor sa adaugati o notita pentru fiecare discutie avuta, fie ca este vorba de o discutie telefonica sau un schimb de email-uri. in acest mod veti putea evita aglomerarea informatiilor si veti putea intelege cu usurinta stadiul in care se afla Clientul.

2. Informatiile sunt grupate pe companii

baza de date clienti 3.jpg

Mai mult de atat, informatiile din cadrul bazelor de date din CRM pot fi grupate pe companii, de la date de contact, persoane de contact la informatiile discutate si tipul conversatiei avute.

Sa presupunem ca aveti o baza de date creata in Excel unde centralizati informatii precum: date de contact, observatii, insa, dupa cum bine stiti, pe durata relatiilor cu Clientii exista si un schimb de documente, contracte, anexe. Cum tineti evidenta acestora si unde le salvati?

In cadrul sistemului CRM aveti posibilitatea sa centralizati toate documentele in sectiunea „Documente”. Astfel veti putea crea baze de date complexe, unde sa surprindeti toate informatiile.

3. Creati baze de date usor de administrat si actualizat

Prin intermediul sistemului CRM puteti construi sau importa baze de date care pot fi accesate de orice membru al echipei dumneavoastra pe baza drepturilor de utilizare.

Odata cu implementarea sistemului scapati si de grija ca cineva ar putea sterge din greseala informatiile sau ca ati putea pierde o parte din acestea. Puteti stabili acest drept doar pentru o parte din membrii echipei dumneavoastra. Insa, toti membrii care au cont de acces, au dreptul de a actualiza informatiile, adauga contacte, notite si documente.

In acest fel, baza dumneavoastra de date va creste, datele vor fi pastrate in siguranta si stocate pentru o perioada nedeterminata de timp.

4. Setati usor obiective in functie de profilul clientilor si activitatile echipei

Si cum baza dumneavoastra de date va creste, veti putea seta obiective pentru activitatile si strategiile ce urmeaza a fi implementate pentru a fluidiza procesul in cadrul echipei.

De exemplu sa presupunem ca in cadrul echipei dumneavoastra ati setat un target pe care aceasta trebuie sa il indeplineasca lunar. in astfel de situatii puteti genera rapoarte de activitate pentru a urmari stadiul obiectivelor propuse pentru fiecare companie in parte si pentru fiecare angajat.

Prin intermediul sistemului CRM, aveti toate detaliile organizate si la indemana, de oriunde v-ati afla.

Zimplu CRM este solutia pentru imbunatatirea relatiilor cu Clientii.