Cum pot fi gestionate mai eficient informatiile si activitatile companiei?

Sistemul de gestionare a informatiilor cuprinde un set de metode si tehnici prin care informatiile pot fi administrate, incluzand documente de recuperare a solutiilor, o baza a expertizei, listele discutiilor si motoare de cautare. Gestionarea informatiilor reprezinta un proces sistematic de colectare, organizare si stocare a cunostintelor angajatilor, asadar poate fi accesat si utilizat de alti membrii ai organizatiei.

sistem de gestionare a informatiilor.jpg

Sistemul de gestionare a informatiilor

Ascensiunea managementului inovativ intr-o organizatie depinde de utilizarea bunurilor companiei. Astfel, de curand, a existat o initiativa in cazul gestiunii informatiilor, finalizandu-se cu investitii semnificative in domeniul IT. Eforturile timpurii constau in dezvoltarea aplicatiilor de tip “depozite de informatii” si construirea de retele intranet pentru a permite acces nelimitat la resurse indiferent de locatia fizica a utilizatorului. In acest context, alaturi de imbunatatirea metodelor asociate gestionarii cunostintelor, a fost dezvoltat primul sistem de gestionare a informatiilor.

Orice sistem de gestionare a informatiilor trebuie sa indeplineasca doua cerinte fundamentale:

  1. sa faciliteze munca de colaborare intre utilizatorii implicati in dezvoltarea procesului de management a cunostintelor
  2. sa organizeze informatia din cadrul sistemului

Pentru a indeplini aceste cerinte, sistemul de gestionare a cunostintelor utiizeaza o serie de metode care permit integrarea cunostintelor sub formă de cunoștințe de bază de date sau memorie colectivă. In acest caz, informatiile sunt structurate in unitati de cunostinte care se gasesc de obicei sub forma de documente, unitatile de informatii trebuie sa fie organizate pentru a permite interconexiunea cunostintelor.

Avantajele unui sistem de gestionare a informatiilor

Cunostintele organizatorice reprezinta rezultatul combinarii rasfoirii, internalizarii, socializarii si externalizarii. Acest proces dinamic implica definitia regulilor pentru comunicarea intre grupuri ale indivizilor din cadrul organizatiei. Chiar daca uneori sunt perspective diferite in cadrul grupurilor din cauza sensului si terminologiei utilizate, comunicarea asigură partajarea resurselor și accelerarea proceselor inovatoare.

Efectele implementarii unui sistem de gestionare a cunostintelor asupra proceselor de invatare, inovatie si dezvoltarea expertizei sunt greu de cuantificat. Luand in considerare aceasta, in general, experienta joaca un rol important in invatarea organizationala, beneficiile sistemului de gestionare cresc in momentul in care este utilizat mai mult de catre angajati. Pe termen lung, membrii organizatiei isi vor extinde experienta in a obtine si utiliza nu doar cunostintele, dar si cunostintele silentioase/implicite care necesita un efort mai mare pentru a fi accesate.

Luand in considerare argumentele de mai sus, concluzionam prin faptul ca utilizarea sistemului de gestionare a informatiilor poate duce atat la efecte pozitive, cat si negative. O organizatie poate deveni eficienta intr-un interval scurt, standardizand accesul la cunostinte, dar poate pierde abilitatea de a inova. Prin urmare, un sistem de gestionare a cunostintelor eficient asigura echilibrul intre procesele operationale si cunostintele pentru a explora solutii noi.

Pentru a implementa un sistem de gestionare a cunostintelor trebuie sa incepeti prin a localiza cunostintele care determina daca un utilizator va fi indrumat catre un document sau sa contacteze un expert si prin definirea nivelului cunostintelor organizatiei care asigura problema transformarii intr-o maniera care intampina o anumita structura logica. De altfel, implementarea unui sistem de gestionare a informatiilor difera de la o organizatie la alta si ceea ce conteaza cel mai mult este numarul de angajati din cadrul acelei organizatii.