7 Semne ca Aveti Nevoie de un Sistem CRM

Daca in discutia anterioara am vorbit despre rata de recuperare a investitiilor de pe urma implementarii unui sistem CRM, de data aceasta vom discuta mai indeaproape pentru a va ajuta sa aflati daca compania dumneavoastra are nevoie intr-adevar de un astfel de sistem.

compania are nevoie de crm.jpg

De ce are compania dumneavoastra nevoie de un sistem CRM?

Daca va aflati in punctul in care va intrebati de ce compania dumneavoastra are nevoie de un sistem CRM, raspunsul este simplu. Daca in cadrul companiei dumneavoastra aveti departamente precum: vanzari, marketing, tehnic sau servicii clienti, trebuie sa luati in serios ideea de a implementarea unui CRM.

De ce?

Pe baza discutiilor cu o parte din clientii nostri cu refererire la modul de desfasurare a activitatilor in astfel de departamente, am identificat o serie de probleme pe care au ales sa le elimine prin utilizarea unui sistem CRM!

Daca va regasiti in situatiile de mai jos, implementarea unui sistem CRM va va ajuta sa imbunatatiti activitatea in cadrul acestor departamente.

1. Nu aveti o vizibilitate asupra activitatilor membrilor echipei

Exista situatii in care echipa dumneavoastra se confrunta cu perioade incarcate, perioade in care este greu sa tina evidenta activitatilor desfasurate si mai ales sa le prioritizeze.

Din cauza faptului ca nu pot prioritiza eficient activitatile, echipa de vanzari se poate confrunta cu dificultati cand vine vorba de atingerea target-ului stabilit.

2. Nu aveti un loc central unde sa stocati informatiile, motiv pentru care intampinati dificultati in comunicarea dintre departamente

Cum acceseaza membrii echipei dumneavoastra informatiile de care au nevoie? Aveti un loc unde informatiile pot fi accesate de orice membru caruia i-ati permis accesul?

Sau sa privim lucrurile din alta perspectiva: cum se face schimbul de informatii in cadrul departamentelor companiei dumneavoastra?

Sa presupunem ca echipa de pe vanzari are nevoie de informatii cu privire la plata unui contract, insa persoana din departamentul de contabilitate care se ocupa de acel contract nu este la birou. Cum obtin acestia informatiile de care au nevoie?

Cu astfel de situatii ne-am confruntat si noi. Fie ca era vorba de schimbul de informatii intre departamentul de vanzari si contabilitate, fie vanzari-departamentul tehnic sau oricare alte departamente, am intampinat dificultati cand vine vorba de circuitul informatiilor. De exemplu, in momentul de fata, departamentele din cadrul Nexus se folosesc de sistemul Zimplu CRM pentru a eficientiza comunicarea.

Cum functioneaza?

Reprezentantul de vanzari incheie un nou contract, informatii pe care le introduce in sistemul CRM. Aceste informatii vor fi accesate de departamentul financiar si cel tehnic care vor derula in continuare procesul. Daca unul din membrii care contribuie la derularea corecta a procesului lipseste, informatiile pot fi preluate de altcineva care va relua situatia clientului fix din punctul in care a fost lasata.

3. Nu aveti o evidenta a surselor de unde vin lead-urile

Prin ce metode obtineti cele mai multe lead-uri? Ce tehnici aveti pentru abordarea potentialilor clienti? Ca orice companie, aveti stabilit un set de tehnici pe baza carora atrageti lead-urile si le castigati increderea, insa, probabil etapa de gasire a lead-urilor si tehnicile de abordare poate fi privita diferit din perspectiva fiecarui reprezentant de vanzari. Situatii in care, unele abordari pot functiona mai bine si in care poate doar 2-3 reprezentanti isi ating target-ul stabilit.

Saptamana aceasta, in cadrul sedintei de vanzari, ne-am focusat atentia asupra metodelor de abordare a lead-urilor si asupra problemelor cu care se confrunta echipa de vanzari pana a implementa Zimplu CRM.

Si am aflat:

  • existau situatii in care nu aveau un istoric al lead-urilor;
  • nu stiau daca lead-ul ce urmeaza a fi contactat, a vorbit si cu un alt membru al echipei;
  • nu aveau un status pe care sa-l vada toti membrii cu privire la prospecti;
  • nu aveau toate detaliile in urma discutiilor cu lead-urile;
  • intampinau dificultati in centralizarea informatiilor manual;

4. Nu aveti un istoric al informatiilor cu privire la clienti

Ramanand la discutia privind pastrarea informatiilor in urma discutiilor cu clientii, este important sa aveti un istoric al discutiilor.

De la etapa de prospectare, pana la etapa de follow-up, veti intra in posesia unui set de informatii importante si decisive in relatia cu acestia. De ce decisive? Daca reprezentantii dumneavoastra de vanzari nu tin cont de toate detaliile prezentate de Clienti si de nevoile pe care le are, ii va fi greu sa genereze o ofera pliata nevoilor acestora. Rezultatul? Un client nefericit sau poate mai rau, un Client pierdut.

CRM va ofera posibilitatea sa centralizati toate informatiile discutate cu un Client, fie ca sunt obtinute in urma unei discutii telefonice, intalnire, sau email-uri.

5. Intampinati dificultati in transformarea lead-urile in noi oportunitati

Procesul de concretizare a lead-urilor poate dura luni de zile sau poate chiar ani daca nu folositi tehnicile potrivite pentru profilul Clientului respectiv.

Prin intermediul sistemului CRM veti putea urmari procesul de vanzari indeaproape si veti putea transforma lead-urile cu usurinta in oportunitati pe baza experientelor anterioare. Veti sti ce strategii abordeaza reprezentantii dumneavoastra de vanzari, care din acestia folosesc cele mai utile practici si nu in ultimul rand, care din acestea s-au dovedit a fi eficiente de-a lungul timpului.

6. Alocati mult timp activitatilor administrative si realizarii rapoartelor

In cadrul oricarei companii exista un set de activitati de baza, printre care se enumera si cele administrative, precum: consolidarea bazelor de date, actualizarea datelor de contact, realizarea rapoartelor, etc. Ganditi-va acum cat timp alocati in medie unor astfel de activitati.

Daca ar fi sa calculam in cadrul echipei Nexus cat timp am investi in realizarea acestor tipuri de activitate dupa implementarea sistemului CRM, ar fi la jumate din timpul pe care il alocam in mod normal. Echipa de vanzari, cat si cea de marketing, tehnic si servicii clienti au scapat de grija activitatilor administrative, putandu-se focusa pe Clienti.

Rezultatele obtinute:

  • fluidizarea procesului;
  • eliminarea activitatilor care nu reprezentau un interes;
  • usurinta actualizarii bazelor de date;
  • cresterea vanzarilor;

7. Nu puteti accesa informatiile inafara biroului

„O sa actualizez informatiile de indata ce ajung la birou”. Cu siguranta ati auzit aceasta replica din partea membrilor echipei dumneavoastra. insa v-ati gandit ca exista posibilitatea ca pana in momentul in care acestia se intorc la birou sa uite aspecte importante?

Daca dispuneti de un smartphone si aveti un sistem CRM va fi simplu sa accesati si sa modificati informatii de oriunde v-ati afla.

In care din aceste situatii va regasiti?